Polityka ochrony danych osobowych – Ficosota

Niniejsza Polityka ochrony danych osobowych została opracowana w celu wypełnienia obowiązków spółki „FICOSOTA” Sp. z o.o., EIK: 837055835 (zwanej dalej „FICOSOTA” i/lub „My”) zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2016/679 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – RODO) oraz ustawy o ochronie danych osobowych w związku z przetwarzaniem danych osobowych za pośrednictwem strony internetowej https://savexlaundry.com i jej wersji językowych („Strona internetowa”). Niniejsza polityka ma charakter informacyjny i ma na celu wyjaśnienie, jakie dane osobowe gromadzi Ficosota, w jakim celu, na jakiej podstawie prawnej, w jaki sposób przetwarzamy i przechowujemy te dane, a także kiedy konieczne jest ujawnienie danych osobowych stronom trzecim. Niniejsza polityka zawiera również informacje na temat praw przysługujących osobom, których dane dotyczą, w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych, a także środków technicznych i organizacyjnych stosowanych w celu zapewnienia ochrony w tym zakresie.

Informacje o nas

Administratorem gromadzonych i przetwarzanych danych osobowych jest: „FICOSOTA” Sp. z o.o., EIK: 837055835.

Siedziba i adres zarządu	Szumen, Bułgaria, 9700, bul. Madara 48
Dane kontaktowe
E-mail	privacy@ficosota.com
Strona internetowa	www.ficosota.com

Informacje o naszym inspektorze ochrony danych osobowych

Ficosota przywiązuje dużą wagę do przechowywania i przetwarzania danych osobowych, dlatego też wyznaczyliśmy inspektora odpowiedzialnego za ochronę danych, którego zadaniem jest pełnienie funkcji osoby kontaktowej we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem Państwa danych osobowych, w tym w zakresie wykonywania praw przewidzianych w przepisach.

Imię i nazwisko	Jordan Cholakov
Dane kontaktowe	Sofia 1000, bul. „Vitosha” nr 25, piętro 2, biuro 4
E-mail	dpo@ficosota.com

Osoby, których dane dotyczą

Ficosota gromadzi i przetwarza Państwa dane osobowe podczas odwiedzania strony internetowej oraz w przypadku nawiązania z nami kontaktu za pośrednictwem formularza kontaktowego, w tym jako użytkownik, dystrybutor lub inny obecny lub potencjalny partner handlowy. Dane te mogą obejmować:

Dane przekazywane nam przez odwiedzających za pośrednictwem formularza kontaktowego: imiona i nazwiska, adres e-mail, numer telefonu, kraj, nazwa firmy, temat i treść zapytania, numer partii produktu oraz załączniki.
Adres IP urządzenia każdego użytkownika odwiedzającego naszą stronę internetową, który otrzymujemy automatycznie podczas wizyty na stronie.
Informacje dotyczące samej wizyty na naszej stronie internetowej (np. odwiedzone strony, rodzaj przeglądarki i urządzenia, data i godzina wizyty), które są generowane automatycznie. Pliki cookie służące do celów statystycznych i marketingowych są umieszczane wyłącznie po uzyskaniu Państwa zgody.

Gromadzone i przetwarzane dane osobowe; podstawy prawne i cel przetwarzania

Możemy gromadzić dane osobowe dotyczące Państwa podczas korzystania z Witryny. Dane osobowe, które możemy gromadzić podczas korzystania z Witryny, będą wykorzystywane w następujących celach:

Zapewnienie dostępu do Witryny i jej bezpieczeństwa, w tym ochrona formularza kontaktowego przed zautomatyzowanymi nadużyciami.
Analiza korzystania z Witryny w celu jej ulepszania, wyłącznie pod warunkiem wyrażenia przez Państwa zgody na stosowanie odpowiednich plików cookie.
Odpowiadanie na zapytania kierowane za pośrednictwem Strony internetowej, w tym rozpatrywanie zgłoszeń i skarg dotyczących naszych produktów oraz podejmowanie działań przed zawarciem umowy z dystrybutorami i innymi partnerami handlowymi.

Przetwarzamy Państwa dane osobowe w oparciu o nasz uzasadniony interes, w celu wypełnienia obowiązku prawnego, w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy lub w oparciu o Państwa zgodę, w zależności od konkretnego celu, jak wskazano w tabeli poniżej. We wszystkich przypadkach przetwarzamy wyłącznie minimalną ilość informacji niezbędną do osiągnięcia konkretnego celu.

Możemy gromadzić i przetwarzać następujące informacje o Państwu:

Kategorie danych osobowych	Cel przetwarzania	Podstawy prawne (stosowane alternatywnie w zależności od konkretnej kategorii i celu przetwarzania)
Imiona i nazwiska Adres e-mail Numer telefonu Kraj i firma Temat i treść zapytania Załączniki	Odpowiadamy na Państwa zapytania za pośrednictwem formularza kontaktowego. Odpowiadanie na Państwa wnioski o udzielenie informacji i/lub skargi.	Przetwarzanie danych jest niezbędne do ochrony naszych uzasadnionych interesów jako administratora danych (art. 6 ust. 1 lit. „e” RODO).
Imiona i nazwiska Adres e-mail i numer telefonu Firma i kraj Treść zapytania	Podjęcie działań przed zawarciem umowy w przypadku zapytań dotyczących partnerstwa ze strony dystrybutorów i innych partnerów handlowych.	Podjęcie działań na Państwa żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. „b” RODO), a w przypadku, gdy reprezentują Państwo osobę prawną – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. „e” RODO).
Nazwiska i dane kontaktowe Numer partii produktu Opis problemu i załączone pliki	Rozpatrywanie zgłoszeń i skarg dotyczących bezpieczeństwa i jakości naszych produktów oraz prowadzenie wewnętrznego rejestru skarg.	Wypełnienie obowiązku prawnego wynikającego z art. 9 rozporządzenia (UE) 2023/988 w sprawie ogólnego bezpieczeństwa produktów (art. 6 ust. 1 lit. „c” RODO), a w przypadku pozostałych skarg – prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. „e” RODO).
Adres IP Dane techniczne przeglądarki i urządzenia	Zapewnienie dostępu do strony internetowej i jej bezpieczeństwa, w tym ochrona formularza kontaktowego przed zautomatyzowanymi nadużyciami.	Uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. „e” RODO).
Identyfikatory internetowe Dane dotyczące odwiedzin i działań na stronie internetowej	Analiza korzystania ze strony internetowej oraz działania marketingowe na platformach Meta za pomocą plików cookie statystycznych i marketingowych.	Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. „a” RODO), którą możesz wycofać w dowolnym momencie.

Podanie danych za pośrednictwem formularza kontaktowego jest dobrowolne, jednak bez podania imienia i nazwiska oraz adresu e-mail nie będziemy w stanie odpowiedzieć na zapytanie. Prosimy, aby w treści wiadomości oraz w załącznikach nie podawać danych osób trzecich ani informacji wrażliwych, takich jak dane dotyczące Państwa stanu zdrowia, chyba że jest to konieczne do opisania problemu z produktem. W takim przypadku wykorzystamy te informacje wyłącznie w zakresie niezbędnym do rozpatrzenia zgłoszenia.

Wszystkie uzasadnione interesy, które realizujemy, są następujące:

Odpowiadanie na zapytania i zgłoszenia przesłane za pośrednictwem strony internetowej oraz ulepszanie naszych produktów.
Ulepszanie obsługi klienta.
- Nawiązywanie i rozwijanie relacji handlowych z dystrybutorami i innymi partnerami.
- Zapewnianie bezpieczeństwa Witryny i ochrona jej przed zautomatyzowanymi nadużyciami.
Unikanie sporów prawnych lub ochrona naszych praw w przypadku ich wystąpienia.

Udostępnianie Państwa danych

Ficosota nie przekazuje danych osobowych stronom trzecim, dopóki nie upewni się, że podjęto wszelkie środki techniczne, organizacyjne i prawne (poprzez podpisanie umów) w celu ochrony tych danych. Ściśle kontrolujemy realizację tego celu. W tym celu możemy korzystać z usług podmiotów zewnętrznych, które pomagają nam w realizacji określonych działań wynikających z umów. Niektóre z tych podmiotów zewnętrznych (usługodawcy) mogą to być: kancelarie prawne i firmy księgowe, audytorzy, kurierzy, przewoźnicy, wykonawcy lub dostawcy organów państwowych, a także inne osoby fizyczne lub prawne – na przykład dostawcy rozwiązań programowych i/lub sprzętowych oraz/lub infrastruktury, zewnętrzni konsultanci w związku z ustalaniem praw wynikających z obowiązku prawnego lub w celu realizacji ich uzasadnionych interesów, w zależności od przypadku. W odniesieniu do Witryny internetowej dostawcami tymi są dostawca usług hostingowych oraz osoby zajmujące się utrzymaniem Witryny, dostawcy usług poczty elektronicznej, czcionek i ikon wykorzystywanych do działania Witryny, a także Cloudflare, Inc. (ochrona formularza kontaktowego), a w przypadku wyrażenia zgody na pliki cookie – Google Ireland Limited (Google Analytics i YouTube) oraz Meta Platforms Ireland Limited (Meta Pixel). Ficosota i Meta Platforms Ireland Limited są współadministratorami w zakresie gromadzenia danych za pośrednictwem Meta Pixel i przekazywania ich do Meta, a dalsze przetwarzanie tych danych przez Meta reguluje jej polityka prywatności.
Podanie danych osobowych jest obowiązkowe w określonych przypadkach, abyśmy mogli spełnić nałożone na nas wymogi prawne, i w tym celu przekazujemy informacje następującym podmiotom: organom państwowym i samorządowym, ministerstwom, Krajową Agencję Podatkową, Krajowy Instytut Ubezpieczeń Społecznych, Komisję Ochrony Konkurencji, Komisję Ochrony Konsumentów oraz inne organy regulacyjne i komisje.

Algorytmy automatyczne

Nie stosujemy środków służących do automatycznego podejmowania decyzji.

Bezpieczeństwo

Bezpieczeństwo danych, które nam Państwo powierzyli, jest dla nas bardzo ważne. Dlatego chronimy Państwa dane, stosując wszelkie odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, jakimi dysponujemy, aby zapobiec nieuprawnionemu dostępowi, nieuprawnionemu lub złośliwemu wykorzystaniu, utracie lub przedwczesnemu usunięciu informacji.
Ficosota podejmuje działania mające na celu ochronę Państwa danych osobowych przed przypadkową utratą lub nieuprawnionym dostępem, wykorzystaniem, zmianą lub ujawnieniem. Wprowadzono polityki i procedury mające na celu ochronę informacji przed utratą, nadużyciem lub bezprawnym ujawnieniem. Ponadto podejmujemy dodatkowe środki bezpieczeństwa informacji, w tym kontrolę dostępu, rygorystyczną ochronę fizyczną oraz niezawodne praktyki gromadzenia, przechowywania i przetwarzania informacji. Niektóre z stosowanych środków to:

Ochrona zebranych danych osobowych przed nieuprawnionym wykorzystaniem oraz śladów ich przetwarzania;
Utrzymywanie bezpiecznych systemów komputerowych, za pomocą których przetwarzane są dane osobowe. W naszych systemach stosowane są odpowiednie mechanizmy kontroli podziału i zarządzania danymi;
Przyjęcie rygorystycznych zasad i procedur obowiązujących naszych pracowników, mających na celu zminimalizowanie ryzyka związanego z przetwarzaniem danych osobowych;
Pracownicy Ficosota znają obowiązujące zasady i zostali przeszkoleni w zakresie przetwarzania danych osobowych, zachowując najwyższą staranność i przestrzegając zatwierdzonych dobrych praktyk;
W ramach swojej działalności Ficosota współpracuje wyłącznie z renomowanymi organizacjami i unika współpracy z firmami, które naszym zdaniem mogą zagrażać bezpieczeństwu danych osobowych osób fizycznych;
Przy wdrażaniu i administrowaniu systemami bezpieczeństwa oraz monitorowaniu rozwoju technologicznego stosujemy dobre praktyki w odniesieniu do potencjalnych zagrożeń dla bezpieczeństwa informacji w naszej firmie;
Dbamy o bezpieczeństwo systemów komputerowych i zawartych w nich danych osobowych, w tym o ograniczenie dostępu pracowników firmy do określonych rodzajów danych osobowych;
Zapewniamy dostęp wyłącznie do tych danych osobowych, które są niezbędne do wykonywania obowiązków służbowych przez danego pracownika.

Ponadto stosujemy środki techniczne, takie jak szyfrowanie, pseudonimizacja i anonimizacja zebranych danych osobowych, tam gdzie jest to możliwe.

Kiedy usuwamy Państwa dane osobowe?

Ficosota niszczy zebrane i przetworzone dane osobowe zgodnie ze specjalną procedurą w terminach przewidzianych przez prawo (na przykład w ustawie o rachunkowości), a jeśli takie terminy nie istnieją – w terminach określonych poniżej, po ostatecznym rozliczeniu wszystkich naszych stosunków i upływie terminów przedawnienia. Dane osobowe nie są przechowywane dłużej, niż jest to konieczne do osiągnięcia konkretnych celów.
W przypadku anonimizacji danych osobowych podane terminy nie mają zastosowania, ponieważ nie jesteśmy w stanie zidentyfikować Państwa.

Okres przechowywania

Ficosota będzie przechowywać Państwa dane osobowe w następujący sposób:

Rodzaj danych osobowych

Okres przechowywania

Dane dotyczące odwiedzin i ruchu na stronie internetowej

Przez okresy określone w Polityce dotyczącej plików cookie, chyba że wcześniej usuniesz pliki cookie w ustawieniach przeglądarki lub wycofasz swoją zgodę.

Dane dotyczące zapytań przesłanych za pośrednictwem formularza na stronie internetowej

Przez okres do 6 miesięcy od zakończenia komunikacji między Ficosota a użytkownikiem. Dane dotyczące zgłoszeń i skarg związanych z bezpieczeństwem produktu są przechowywane tak długo, jak jest to konieczne do ich rozpatrzenia, ale nie dłużej niż 5 lat od wpisania ich do wewnętrznego rejestru skarg. W przypadku, gdy zapytanie doprowadzi do zawarcia umowy lub sporu, dane są przechowywane do upływu terminów mających zastosowanie do umowy, odpowiednio do ostatecznego rozstrzygnięcia sporu i upływu terminów przedawnienia.

Przekazywanie danych między państwami

W ramach swojej zwykłej działalności firma Ficosota nie przekazuje danych osobowych poza granice UE. W konkretnych sytuacjach możemy przekazać Państwa dane poza Unię Europejską, ale tylko wtedy, gdy zapewniony jest odpowiedni poziom ochrony lub istnieją odpowiednie gwarancje i podstawy prawne. Takie przekazanie jest możliwe w przypadku korzystania z usług Cloudflare, Google i Meta, które przetwarzają dane również w Stanach Zjednoczonych. W takich przypadkach przekazywanie danych opiera się na decyzji Komisji Europejskiej w sprawie odpowiedniego poziomu ochrony w ramach Ramy ochrony danych między UE a USA (EU-U.S. Data Privacy Framework) lub na standardowych klauzulach umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

Państwa prawa w zakresie danych osobowych

Mają Państwo prawo do informacji, dostępu oraz otrzymania kopii swoich danych osobowych przetwarzanych przez Ficosota. Jeśli uważają Państwo, że informacje na Państwa temat, którymi dysponuje Ficosota, są nieprawidłowe lub niekompletne, mogą Państwo zażądać poprawienia swoich danych osobowych.
Ponadto mają Państwo prawo do:

wznieść sprzeciw wobec przetwarzania Państwa danych osobowych, gdy przetwarzanie opiera się na prawnie uzasadnionym interesie;
zażądać sprostowania i poprawienia nieprawidłowych lub niekompletnych danych osobowych dotyczących Państwa;
zażądać zniszczenia/usunięcia Państwa danych osobowych, gdy ustały podstawy prawne ich przetwarzania;
zażądać ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych, gdy zachodzą określone warunki;
otrzymać dane, które nam Państwo przekazali, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i nadającym się do odczytu maszynowego formacie oraz zażądać ich przekazania innemu administratorowi, gdy przetwarzanie opiera się na zgodzie lub umowie i odbywa się w sposób zautomatyzowany;
wznieść sprzeciw wobec zautomatyzowanego przetwarzania, w tym profilowania, w przypadku gdy takie przetwarzanie jest prowadzone przez Ficosota;
wycofać swoją zgodę, gdy Ficosota przetwarza Państwa dane osobowe na podstawie zgody (przy czym wycofanie to nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, które miało miejsce przed tym wycofaniem);
złożyć skargę do organu nadzorczego – Komisji Ochrony Danych Osobowych (Sofia 1592, bul. „Prof. Tsvetan Lazarov” nr 2 lub www.cpdp.bg).

Ficosota będzie realizować wnioski, wycofania zgody lub sprzeciwy zgodnie z wymogami obowiązujących przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, jednak przepisy te nie mają charakteru absolutnego: nie zawsze mają zastosowanie i możliwe są wyjątki. W odpowiedzi na złożony wniosek konieczne może być potwierdzenie Państwa tożsamości i/lub dostarczenie dodatkowych informacji, aby pomóc nam lepiej zrozumieć Państwa wniosek.
W przypadku ponownego skorzystania z prawa dostępu do informacji lub kopii danych w formacie nadającym się do odczytu maszynowego firma Ficosota może nałożyć rozsądną opłatę opartą na kosztach administracyjnych związanych z ich udostępnieniem.

W jaki sposób można skorzystać ze swoich praw?

Każde z praw przewidzianych w przepisach można wykonać poprzez złożenie wniosku o wykonanie danego prawa. Wniosek o wykonanie praw osób, których dane dotyczą, można złożyć w następujący sposób:

Elektronicznie na następujący adres e-mail:dpo@ficosota.com .
Osobiście pod następującym adresem: miasto Szumen 9700, bul. Madara 48

Wniosek o skorzystanie z praw dotyczących danych osobowych musi zawierać następujące informacje:

Dane identyfikacyjne osoby – imię i nazwisko oraz adres e-mail lub numer telefonu użyty podczas kontaktu z nami;
Dane kontaktowe i informacje zwrotne – adres, numer telefonu, adres e-mail;
Wniosek – opis wniosku.

Ficosota przekazuje informacje dotyczące działań podjętych w związku z wnioskiem o wykonanie Państwa praw w terminie jednego miesiąca.
W razie potrzeby powyższy termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, z uwzględnieniem złożoności i liczby wniosków danej osoby. Ficosota informuje osobę o każdym takim przedłużeniu w terminie jednego miesiąca od otrzymania wniosku, podając również przyczyny opóźnienia. Informacje przekazywane osobie, jak również wszelka korespondencja i działania związane z wykonywaniem praw osoby, której dane dotyczą, są udostępniane bezpłatnie (z wyjątkiem przypadków nadużycia przyznanych praw).
Możemy poprosić o dostarczenie dodatkowych informacji niezbędnych do potwierdzenia Państwa tożsamości, jeżeli istnieją wątpliwości co do tożsamości osoby fizycznej, która złożyła wniosek. W przypadku wykonywania Państwa praw za pośrednictwem pełnomocnika należy nam również dostarczyć poświadczone notarialnie pełnomocnictwo.
Ficosota nie ma obowiązku udzielenia odооwiedzi na wniosek, jeśli nie jest w stanie zidentyfikować osoby, której dane dotyczą.
W przypadku złożenia wniosku drogą elektroniczną informacje są przekazywane drogą elektroniczną, chyba że wyraźnie zażądali Państwo inaczej.

Wykorzystanie plików cooki

Ficosota gromadzi lub przetwarza dane osobowe za pomocą plików cookie; więcej informacji na ten temat można znaleźć w Polityce dotyczącej plików cookie opublikowanej na Stronie internetowej. W każdej chwili mogą Państwo zmienić lub wycofać swoją zgodę na pliki cookie, korzystając z przycisku „Zarządzanie zgodą” na Stronie internetowej.

Aktualizacja polityki ochrony danych osobowych

Niniejsza polityka może zostać zmieniona przez Ficosota i została ostatnio zaktualizowana w dniu 18.09.2026 r. Wszelkie przyszłe zmiany lub uzupełnienia niniejszej polityki zostaną odpowiednio zaznaczone.